Software4HR | Software per le risorse umane



 

Il modo migliore per capire se 1) alla tua azienda serva veramente un sistema di e-learning 2) quali sono i risultati che la tua azienda deve attendersi da un progetto di e-learning è mettere in campo un progetto sperimentale di e-learning il cui scopo non è primariamente formativo, ma di verifica dell'intero processo formativo.

Per testare realmente il processo però, occorre una reale messa in situazione non una astratta sperimentazione. Serve dunque un iniziale investimento di risorse economiche ed umane! Tuttavia con la formula in SAAS puoi attivare  per un solo mese (è questo lo scenario che ti proponiamo oggi) un ambiente completo di e-learning, corredato di app, con un sistema per la creazione di corsi on-line veloce e con un marketplace di corsi pronti all'uso.

Molti progettisti, nell'ottica di non chiedere all'azienda un investimento in fase di verifica delle reali potenzialità di un progetto di e-learning, ricorrono in questa fase sperimentale a soluzioni a costo zero, rimandando l'acquisto del sistema definitivo di e-learning alla fase successiva al test.

Questa logica, per quanto correttamente prudenziale, non consente di ottenere il risultato sperato. Un sistema gratuito di e-learning infatti non offrendo un set professionale di funzioni non consente una vera messa in situazione del processo formativo e richiede sforzi di immaginazione dei risultati che si "potrebbero ottenere" con un sistema professionale e completo.

Partiamo quindi dal presupposto di utilizzare per la nostra sperimentazione il sistema di e-learning, l' LMS, che vorremmo utilizzare a regime, ma pensiamo di partire da un acquisto in SAAS di 1 mese. Non è banale ricordare che quando si acquista in SAAS si ha diritto a tutti i servizi di help desk e knowledge sharing che l'azienda produttrice dl sistema mette in campo. Nel testare un intero processo di formazione in e-learning è bene anche valutare il servizio di assistenza a cui si ha diritto quando si passa alla messa in opera.

Vediamo dunque come sfruttare al meglio il primo mese di canone!

1 Attiva tutte le funzionali a supporto della didattica utili al progetto che hai disegnato

La configurazione dell'ambiente di e-learning, è un'attività decisamente creativa che richiede qualche giorno e qualche riflessione. Occorre partire dal proprio progetto e trovare un match tra le strategie didattiche ipotizzate e le funzioni disponibili. Le APP sono oggi una garanzia di trovare almeno all'80% quello che si cerca! Ricorda che il progetto potrebbe essere il primo in e-learning per i tuoi utenti e non hai molto tempo a disposizione per far crescere una community di apprendimento. Cerca dunque un equilibrio sostenibile tra strategie didattiche avanzate e scadenze.

2 Crea il corso on-line (prima ipotesi: corso a catalogo)

E' importante che il processo non venga messo alla prova utilizzando un oggetto di test. Gli utenti, i learners, devono prendere parte ad un'iniziativa reale di e-learning. Gli oggetti test sono utili solo all'interno del gruppo di lavoro! Serve dunque un corso. I corsi a catalogo sono utili in questa fase di sperimentazione in quanto sono realizzati da professionisti dell'e-learning, sono quindi ben fatti dal punto di vista del design della formazione e corrispondono ai bisogni formativi più diffusi nelle aziende. Cerca ed attiva quindi un corso che possa essere utile nella tua azienda. Prediligi corsi di breve durata, massimo 1h di fruizione, in modo da poter coinvolgere gli utenti in altre attività didattiche tramite LMS.

3 Crea il corso on-line (seconda ipotesi: utilizzo rapid elearning tool)

Se hai invece un progetto formativo specifico della tua azienda da poter mettere in campo in questa prima fase, puoi sfruttare la possibilità di convertire in pochi click una presentazione power point (o altri formati omologhi) in un corso on-line. In questo secondo scenario avrai la possibilità di fare delle riflessioni su una fase importante del processo di creazione di un corso on-line: la fase che va dalla raccolta dei contenuti alla loro trasformazione in corso on-line. Un buon LMS con un moderno convertitore ti solleva dall'attività di ricerca di un converter e dalla verifica della sua compatibilità con l'LMS. Il lavoro  più impegnativo resta proprio quello di selezione dei contenuti formativi utili e la loro ottimizzazione in funzione dell'e-learning.

4 Disegna il flusso di segreteria e configura i permessi di amministrazione

Il flusso di segreteria deve essere prima di tutto consistente su "carta" e poi può essere trasferito on-line. Disegna quindi nel dettaglio i passaggi che servono a raggiungere lo scopo principale: tutti devono accedere senza ostacoli alla piattaforma. Cerca poi per ogni passaggio la funzione LMS che meglio lo supporta ed infine attribuisci i permessi di gestione di questo flusso di dati ad un amministratore (o più amministratori).

5 Forma adeguatamente la tua squadra

Anche in un progetto poco complesso è bene pensare in termini di squadra, di team a suo supporto. Definisci quindi un team di gestione ottimale e forma i partecipanti all'uso della piattaforma. Ricorda che il risultato dipende anche dal loro grado di coinvolgimento.

6 Preparati a raccogliere il feedback

Lo scopo di questo progetto ed il fine ultimo di questo investimento è quello di ottenere un quadro completo delle potenzialità dell'e-learning nella tua azienda. Devi quindi prevedere uno sforzo iniziale notevole nell'ascolto di tutte le considerazioni che vengono dagli utenti. Non limitarti ad un questionario di gradimento, ma attiva un dialogo costante e allarga al massimo il range delle questioni sulle quali vuoi che i tuoi learners si esprimano.

7 Eroga il corso

Dedica il tempo giusto all'erogazione del corso. Se hai seguito il nostro consiglio ed hai scelto o creato un corso breve, 2 settimane di corso dovrebbero essere sufficienti ad ottenere il secondo risultato atteso: percentuali di completamento superiori al 75%. Non tralasciare nessun utente nei primi giorni e cerca di risolvere tutti i problemi bloccanti in tempi rapidi. Controlla l'andamento del gruppo e identifica gli utenti più attivi, saranno in seguito validi interlocutori!

8 Raccogli ed analizza i risultati

Al termine del corso utilizza tutti gli strumenti messi a disposizione dall'LMS per fare una valutazione a 360 gradi sul progetto: analizza i tempi di fruizione, i dati di completamento e quelli di successo (in presenza di test, analizza inoltre il grado di partecipazione ai forum o alla chat e registra i più generici dati di accesso. Sulla base di questi dati potrai costruire il tuo report che dovrà integrare: valutazione dell'apprendimento, valutazione dell'impatto sulla cultura aziendale, valutazione del gradimento (vedi anche consiglio 9).

9 Analizza i feedback

Ci sono delle questioni che possono essere valutate solo dialogando apertamente con gli utenti, queste questioni riguardano solitamente aspetti laterali al progetto, come ad esempio la comodità nel fruire del corso dalla postazione d'ufficio, la difficoltà ad utilizzare delle cuffie per ascoltare, i dubbi sull'utilità del progetto, i paragoni con la formazione in aula, ecc...  Tutti fanno resistenza al cambiamento, ed è per questo che un buon progettista cerca l'ergonomia nella formazione, che vuol dire a livello metaforico fare formazione su misura degli utenti.

10 Prendi una decisione!

Puoi fare ora la tuavalutazione costi/benefici utilizzando i sistemi in uso nella tua azienda e presentare i risultati alla direzione per prendere di concerto una decisione rispetto all'opportunità di dotarsi stabilmente di un LMS.